AIでメールを書く、はじめの一歩｜業務メール1通を準備する手順と、もう一歩

AIでメールを書くとは、何を任せて何を残すことなのか？

AIに任せるのは「下書き」で、人に残るのは「確認と送信」です。この二つを最初から分けておけば、AIでのメール作成は難しくありません。

メール1通を書くとき、時間がかかるのはたいてい二か所です。白紙から最初の一文を始めることと、言葉づかいを選ぶことです。伝えたい中身そのものは、すでに頭の中にあります。AIはこの二つを代わりにやってくれます。その代わり、AIは自社の事情も、相手との関係も、約束した日付も知りません。そこは人が伝え、人が確認します。

AIにメールを頼むとき、伝えるべきことは四つです。

この四つが抜けると、AIは空欄をもっともらしい言葉で埋めます。それが「AIはうそをつく」という印象の正体です。こちらが渡さなかったことを、AIが作り話で補ったのです。この現象はハルシネーションと呼ばれます。AIがわざとだますのではなく、知らない部分をもっともらしい言葉で埋めてしまう性質なので、指示を具体的にするほど減らせます。

ヒカリちゃんのまとめAIは「最初の一文」と「言葉づかい」を代わりに考えてくれます。「誰に・なぜ・何を・どんな言葉づかいで」の四つを伝えないと、空欄をAIが想像で埋めてしまいます。

はじめの一歩：打ち合わせ確認メール1通を10分で書くには？

いちばん定型的なメールを1通選び、下のプロンプトのかっこの中だけ書き換えて貼り付ければ大丈夫です。はじめは打ち合わせの確認メールがおすすめです。内容が短く、事実がはっきりしていて、間違えるとすぐ目につくからです。

架空の状況

架空の文具卸会社「ひだまり文具」の営業課長・佐藤さんが、長年取引している小売店「かどの書店」の山田社長に、来週の打ち合わせを確認するメールを送ります。

1. 日時：11月4日（水）14時
2. 場所：かどの書店の店舗
3. 議題：冬の新商品の紹介、先月の返品の整理
4. 関係：3年来の取引で、気軽に話せる間柄

コピーして使うプロンプト

かっこの中を自分の状況に書き換えてください。最後の一行「上の事実以外の日付・数字・約束は入れないでください」は必ず残しましょう。この一行が、AIが想像で空欄を埋めるのを防いでくれます。

結果の例（AIが出しそうな下書き）

直す指示：もう一度だけ

下書きが気に入らなくても、最初から書き直させないでください。どこをどう変えたいかを一行で伝えれば十分です。

この段階で覚えておくのは一つだけです。直したい箇所を「雰囲気」ではなく「文」で伝えることです。「もう少し柔らかく」より「あいさつをもう一文足して」のほうが、ずっとよく伝わります。

送る前の確認（はじめの一歩）

1. 日付・曜日・時刻が、自分が伝えたとおりか
2. 場所は合っているか
3. 自分が伝えていない約束（「資料をお送りします」など）が入っていないか
4. 相手の名前と自分の名前を、自分で入れたか
5. 声に出して読んだとき、自分の言葉らしいか

五つとも合っていれば、メールソフトに貼り付けて送ります。ここまで10分で終わります。

ヒカリちゃんのまとめはじめは打ち合わせ確認のように「事実がはっきりした1通」から始めましょう。プロンプトの最後の「上の事実以外は入れないでください」の一行は、必ず残してくださいね。

もう一歩：質問がいくつもある問い合わせには、どう返信する？

お客様からの問い合わせは、打ち合わせの確認とは違います。質問がいくつもあり、その中にはいますぐ答えられないものも混じっています。そこで、いきなり「返信を書いて」とは頼まず、先にAIに問い合わせを「分けて」もらいます。

「もう一歩」の違いは、相手がお客様であることではありません。わからないことを「わからない」と書くメールを、AIと一緒に作ることです。

架空の状況

架空の梱包資材会社「ひなた包装」に、初めて問い合わせてきた架空のカフェ「のんびり珈琲」のオーナーから、次のメールが届きました。

ひなた包装の担当者が、いま確実に知っていることは次のとおりだとします。

ステップ1：まず分ける

返信を書く前に、次のプロンプトで問い合わせを三つに分けます。

AIにはBとCがわからないので、表ができたら、B・Cの欄を人が自分で埋めます。この作業が「もう一歩」の核心です。何を知っていて何を知らないのかを、メールを書く前に目で確かめるのです。

ステップ2：返信を書く

B・Cを埋めた表をそのまま渡して、返信を頼みます。

結果の例（AIが出しそうな下書き）

日付が入る場所が [ ] のまま空いていることに注目してください。これが私たちの望んだ結果です。AIが「3日以内に」と適当に埋めることはありませんでした。

直す指示：言葉づかいを変える

「これは私が確認した事実なので、そのまま入れて構いません」のように、人が保証した事実とAIが書いた文を分けて伝える習慣をつけると、AIでのメール作成はどんどん安全になります。

送る前の確認（もう一歩）

1. お客様の質問5つすべてが、どこかで答えられているか、「確認後に連絡」と書かれているか
2. 「確認後に連絡」の項目に、自分が入れていない日付・価格・可否が入っていないか
3. [ ] で空けた日付を自分で埋めたか ― 守れる日付か
4. お客様の実際の名前・連絡先を、AIの画面に貼り付けていないか
5. このメール1通が会社の「約束」になることを意識して読んだか

ヒカリちゃんのまとめ質問がいくつもあるときは、「返信を書いて」の前に「まず分けて」です。知っていること・知らないことを表に分けたら、知らないことは日付を空けたまま書いてもらいましょう。

AIが書いたメール、どこまで信じて、どこから人が見るべきか？

AIが書いた「文」は信じて構いません。AIが書いた「事実」は信じてはいけません。この一行が基準です。

二つの進め方で何度も出てきた確認項目を、一か所にまとめました。メールを送る前に、下を見てください。

そして、「下書きができた」と「送った」はまったく別のことです。この記事のどの段階でも、AIはメールを送っていません。送信ボタンを押すのは人です。AIがメールを代わりに送るAIエージェント型のサービスもありますが、始めたばかりの段階ではおすすめしません。下書きと送信を分ける習慣が先です。

ヒカリちゃんのまとめ「文」はAIを信じて、「事実」は人が見ます。そして「下書き完成」と「送信」は別のことです。送るのは最後まで人ですよ。

今日1通書いてみたら、次は何をすればいい？

今日送るメールのうち、いちばん定型的な1通を選び、02のプロンプトで書いてみることが、次の行動です。その1通が終わったら、次の順で広げていけば大丈夫です。

1. 同じ種類のメールを3通書いてみる。打ち合わせの確認、日程の変更、資料の送付のように、毎回似たメールから。3通目あたりでは、プロンプトのかっこの中を書き換えるだけで1〜2分です。
2. うまくいったプロンプトをメモしておく。メモ帳でも、メールの署名の下でも構いません。「わが社用のメールプロンプト」が一つずつたまっていきます。
3. 03の「まず分ける」を別の仕事にも使ってみる。お客様の問い合わせだけでなく、取引先からの依頼や社内の質問も「知っていること・知らないこと」に分けると、返事が早くなります。
4. どこで時間が減ったかを一行書いておく。「最初の一文を書く時間」なのか「言葉づかいの悩み」なのか。その一行が、次にAIをどこに使うかを決めてくれます。

どのAIツールにするかは、この段階では重要ではありません。いま使えるAIのチャット画面で十分で、有料サービスやメール連携がなくても、この記事のすべての手順を試せます。ツールの選び方や料金が気になったら、そのときにChatGPT無料版でできることやCopilotの活用法の記事をご覧ください。プロンプトをもっと磨きたいときは、ChatGPTプロンプトの書き方に基本がまとまっています。

ヒカリちゃんのまとめ次は「同じ種類のメールを3通」です。うまくいったプロンプトはメモしておいて、時間がどこで減ったかを一行だけ書き残してくださいね。